Език и стил на документите

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Емилия Карабойчева

Дизайн: Давид Нинов

София, 2016

Езикът е възникнал в процеса на труда и се е превърнал в едно от най-важните условия за съществуване на човешкото общество. Още в твърде ранните епохи се появила и потребността да се запазят някои мисли на човека за по-продължително време. За тази цел била създадена писмеността, с която се преодолели пространството и вpeметo. Главно на писмеността ние дължим познанията си за живота и културата на древните народи. Чрез нея са се запазили постиженията на човешката мисъл от древността до наши дни, а ще се пазят и за в бъдеще.

В различните краища на нашата страна съществуват отделни диалекти и наречия, които имат ограничена функция като средство за общуване. Те обслужват само населението на определени територии. Но в училищата, в учрежденията, по радиото и телевизията, в театрите и на всички обществени места се употребява един установен официален език, който е общ за всички българи. На този език, наречен книжовен, се пишат художествените и научните произведения, учебниците, списанията, вестниците и всички документи с държавно и обществено значение.

Не съществуват никакви рецепти за съставяне на служебните документи. Едни и същи мисли могат да сe изложат по различен начин. Възприемането на документите обаче в не малка степен зависи от езика и стила на изложението. Затова има редица правила и изисквания, които се предявяват към документите и основните от тях се свеждат към необходимостта те да се пишат грамотно, точно, кратко и ясно.

Точността на съдържанието означава, че всичко изложено в документа трябва да съответствува на действителността. Всеки факт следва да бъде предварително и щателно проверен. Точната употреба на термините и изразите изключва възможността за различно тълкуване на текста. Неточността лишава документа от необходимата доказателствена сила, довежда до допълнителна преписка. Думите и изразите трябва да се употребяват ясно и точно и да носят определен смислов товар. Не трябва да се употребяват думи и изрази, които могат да предизвикат различно тълкуване, тъй като това често води до неправилно разбиране на въпроса, изложен в документа. Много внимателно трябва да е употребяват думи, които имат няколко значения.

В служебната си преписка учрежденията трябва да се избавят от много остарели излишни думи и изрази като: «Имам чест да Ви съобщя», «благоволете да отговорите», «горепосоченият», «долуспоменатият», «означеният», «вменявам Ви в дълг», «същият» («да се съобщи на същия»), «такова» («но не получихме такова») и др. В СССР още през 1925–1926 г. е разработен списък на думи и изрази, които са остарели и не трябва да се употребяват в служебната преписка, но борбата срещу тях все още продължава.

Друго условие при съставянето на документите е краткостта на изложението. Многословието не прави документа по-убедителен. Краткият документ по-лесно се съставя, по-лесно се разбира и прочита, по-лесно се проследява изпълнението му. В Англия например съществува едно правило, че служебният документ не трябва да съдържа повече от 20 думи.

Но краткостта на изложението не трябва да става и самоцел, не трябва да бъде за сметка на пълното изясняване на въпроса. Затова, преди да се изложи, съдържанието трябва да се обмисли, да се подберат такива думи и изрази, които най-пълно и точно да предадат мисълта на автора.

Яснотата на съдържанието на документа предполага, че всички формулировки са написани на литературен език, разбираем от всеки гражданин.

В своето многовековно развитие нашият език е попълнил и продължава да попълва своя основен речников фонд с редица думи от български и чужд произход. Причините за проникването на думи от един език в друг са главно две — териториално съжителство и културно общуване между народите. Така например поради продължително териториално съжителство между българи и турци, при което турците са имали господствуващо политическо и икономическо положение, в българския език са проникнали множество турски думи от различни области на живота.

Вследствие на културно общуване през различни времена в езика ни са възприети грамаден брой руски думи и много думи от западноевропейските езици — френски, немски, английски, италиански и др.

Чужди думи продължават да проникват и сега в нашия език. Новоприетите думи от други езици са предимно названия на нови машини, уреди, апарати, оръдия на труда, названия на предмети за задоволяване битовите потребности на хората, нови научни термини, понятия и др.

В хода на строителството на социализма и създаването на материално-техническата база на комунизма в езиковия живот на социалистическите страни протичат обективни процеси на взаимно влияние и взаимно обогатяване. Това се проявявa главно в лексиката и терминологиите: обществено-политическа, финансово-икономическа, селскостопанска, учебно-педагогическа и др.

По такъв начин нашият език се е обогатил с думи като: театър, опера, балет, конституция, република, социализъм, комунизъм, идеология, спътник, пионер, бригада, трактор, комбайн, индустриализация, депутат, съревнование и др.

Но не трябва да се употребяват чужди думи, без които лесно може да се мине, вместо които имаме точни и хубави български думи. Съвсем излишно се употребяват думи и изрази като:

болшинство — вместо мнозинство;

превантивен — вместо предпазен;

достижение — вместо постижение;

сторонник — вместо последовател;

прийом — вместо похват;

мероприятие — вместо почин, начинание, мерки и др.;

все таки — вместо все пак;

констатирам — вместо установявам;

ситуация — вместо положение;

осторожен — вместо предпазлив;

заслушвам — вместо изслушвам и др.

Не трябва да се употребяват и недостатъчно ясни съкращения на учреждения и думи. Недопустими са съкращения като: рабсила, мех-завод, з-д (завод), д-т (документ) и др. Може да се използуват само общоприетите съкращения като изпълком, селсъвет и други приети с БДС.

Като средство за общуване на хората езикът обслужва еднакво всички класи на обществото, но отделните социални групи и класи съвсем не са безразлични към него и се стремят да му придадат своята особена лексика, своите особени термини и изрази. Без отчитането на тези обстоятелства текстът, включен в историческите източници, няма да бъде разбран правилно.

Върху съдържанието на документите известен отпечатък оказват особеностите на производството и работата на учрежденията, но то не трябва да се претоварва с технически или специални термини, недостатъчно разбираеми за читателя. Професионалните думи (професионализмите), разпространени в устната реч сред определени групи и професии, са малко разбираеми за широкия кръг граждани и затова те може да се употребяват много пестеливо само в отрасловата документация.

Не трябва да се употребяват излишни, паразитни думи, които правят езика тромав и неграмотен. Особено вредна е употребата на отглаголни съществителни с глаголи. В по-голямата си част те се отличават със силната си глаголност, означавайки само действия, и прибавянето на паразитните глаголи «извършвам», «провеждам», «осъществявам» изопачава до неузнаваемост нашия език. Както не можем да кажем «извършвам ядене», «провеждам ходене», «осъществявам говорене», «извършвам пеене» и т. н., така не можем да казваме и «архивистите извършват обработване» (вместо «архивистите обработват») «фиширането на документите се извършва по следния начин» (вместо документите се фишират по следния начин») и т. н.

Честата употреба на отглаголните съществителни не е желателна, защото речта придобива вялост и отвлеченост. Вместо тях в редица случаи е за предпочитане да се употребяват лични глаголни форми.

Задължително качество на служебния документ е безупречната грамотност. Особено дразнещо е например да се употребяват окончания «ме» за първо лице множествено число при глаголите от I и II спрежение (чета, донеса, вървя, нося и др.):

четеме — вместо четем;

пишеме — вместо пишем;

вървиме — вместо вървим;

носиме — вместо носим и. т. н.

Само глаголите от III спрежение, които в първо лице единствено число окончават на «м», в първо лице множествено число имат окончание «ме»: гледам — гледаме; давам — даваме и др.

Крайно внимателно трябва да се използуват средствата на речта за изразяване на емоционални отсенки. Възклицателни и въпросителни знаци трябва да се поставят рядко — само когато са крайно необходими. Тонът на документите трябва да бъде спокоен и учтив.

В една кратка статия не може да се обхванат всички изисквания към езика и стила на документите. Но спазването поне на тези, които бяха посочени, ще допринесе за правилното оформяне на документите и за подобряване на деловодството. Затова трябва да възпитаваме у себе си и у фондообразувателите по-голяма готовност за отказване от неправилните езикови навици, за по-съзнателно подбиране на изразните средства.