Единният класификатор на документна информация — важен елемент на автоматизацията в архивите(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: В. Ларина

Дизайн: Давид Нинов

София, 2007

Процесът на формиране на информационното общество, в който от водещо значение са събирането, съхранението, обработката и разпространението на информация, обхваща и архивната информационна среда. При това под информационна среда се разбира съвкупност от определени елементи, носители на първична документна информация, съдържаща се в архивните документи, и вторична документна информация — тази в архивните справочници, разкриващи в различен аспект състава и съдържанието на архивните документи. Обикновено в архивните справочници се използват класификационни схеми, съобразени с конкретните задачи при търсене на информация в рамките на дадения справочник. В съвременните условия на формиране на информационното общество и на свободно движение на информация чрез световните супермагистрали (Интернет, Интранет и др.) архивните справочници не са в състояние да осигурят бързо търсене в информационното пространство.

Създаването на световни компютърни мрежи посредством използването на такива средства за търсене като хипертекст и контекст, опростява получаването на ретроспективна документна информация, но не отразява и не разкрива дълбоките системни връзки във вътрешната организация на сложния и многопланов обект, какъвто е Държавният архивен фонд. Би било груба грешка, ако сведем автоматизацията само до процес на техническо и програмно обезпечаване, т. е. до компютризиране, пренебрегвайки проблемите, свързани със самата информация. Резултатите при такъв подход, както беше отбелязано на V Международна конференция «Информационното общество. Информационни ресурси и технологии. Телекомуникации», са слабоефективно функциониране на техниката и технологиите и лоша организация на информационните източници(2).

По тази причина проблемът с класификацията на архивната информация се явява основен в съвременната организация на архивното информационно пространство и от неговото своевременно и качествено решение зависи по-нататъшното повишаване ефективността на използването на информационните източници в Архивния фонд на Руската федерация (АФ РФ). Значението на класификацията се обуславя преди всичко от характера й на устойчива система за разпределяне на понятия по определени групи, която отразява закономерните исторически и логически връзки между тях, най-съществените им признаци, разкрива значението на явления, структурира информационното пространство, прави възможно автоматизирането на информационното търсене.

Всъщност АФ РФ с обем над 460 млн. дела, който е част от информационния ресурс на държавата и е признат за всеобхватен, проследяващ социално-икономическата структура на обществото(3), днес не разполага с общи универсални класификационни схеми, които адекватно да отразяват съществуващата в страната политическа реалност и съществено нарастващото през последното десетилетие тематично разнообразие от архивни документи, както и да съответстват на изискванията на виртуалния свят на Интернет през XXI век.

Структурата и съдържанието на разработените в съветския период схеми за единна класификация на документната информация в систематичните каталози на държавните архиви на СССР (СЕК(4))(5), справочника АСНТИ(6) по документите на ДАФ на СССР(7), отразяват състоянието на науката и практиката в държавата и обществото на границата на 80–те години на XX век. СЕК за досъветския период(8) обхваща само документите от периода XVIII–началото на XX век. Във връзка с изменението на политическата ситуация в страната, формите на собственост, появата на нови дейности, знания, масиви от документи с научно съдържание, структурата и методическото обезпечаване на тези класификатори престанаха да отговарят на действителността и не могат да бъдат разглеждани като универсални системи за класификация на архивната документна информация.

В тези условия задача от първостепенно значение е създаването на единен класификатор на документна информация на АФ РФ (ЕКДИ(9) АФ РФ). С цел изясняване и обосновка на перспективите и възможностите за разработването му Секторът по държавна отчетност и научно-справочен апарат при Отдела по архивознание и археография във ВНИИДАД, по поръчка на Росархива, проучи състоянието на проблемите относно класификацията в теорията, методиката и практиката на архивното дело у нас през последните 30 години, както и в сродните дисциплини — изворознание, документознание, библиотекознание, информатика и др. В резултат бяха из готвени аналитичен обзор «Изследване на проблемите по създаването на отраслов класификатор на архивната документна информация» (М., 2000) и съответно «Концепция за създаване на единен класификатор на документна информация на АФ РФ». Последната беше разгледана и одобрена от Комисията по научноизследователска и методическа работа към Росахрива през април 2000 г. и утвърдена от ръководителя на Росархива В. П. Козлов.

Целта на концепцията е определяне на основните принципи при създаването на единен класификатор, основните положения в него и пътищата за изграждането му. Най-важните задачи са: проучване състоянието на въпроса, изхождайки от съвременните теоретични схващания за архивна документна информация, съобразно методиката и практическия опит при разработването на класификационни схеми в държавните архиви; избор на перспективен метод за класификация и системи за кодиране на информацията; разработване на проект за структура на класификатора.

Изследванията на Сектора се базираха на теоретичните и методически постижения в областта на класификацията през последните 40 години на XX век, на приемствеността в съществуващите в архивите схеми за класификация на документната информация, като същевременно отчитаха основните промени в политическия, икономическия и обществения живот в Русия, прогресивните тенденции в развитието на техниката и информационните технологии, разработването на класификационни схеми в сродните дисциплини.

Проучването на теорията за класификация на архивната документна информация през 70–те–90–те години на XX век показа, че нейното изгражда не е протекло в рамките на общата теория за класификацията. Потребността от осмисляне на общото и частното по отношение на отделните архивни проблеми, значението на класификацията, ролята й «като исторически и логически метод в работата с документите с цел ефективното им търсене и използване» отбеляза още през 60–те години К. Г. Митяев. Съществен принос при разработването на проблема за класификацията в архивистиката имат В. Н. Автократов, М. Ф. Петровская, К. И. Руделсон, H. И. Стяжкин и др. Особени заслуги тук има К. И. Руделсон — теоретик в областта на класификацията на архивната документна информация през 60–те–80–те години на XX век. Тя първа даде определение на класификацията, в което ясно се разграничават две понятия: структуриране на документите и документна информация.

К. И. Руделсон разглеждаше класификацията като метод за научна организация на документите, с помощта на който «се създават еднородни по много признаци комплекси от документални материали, образуващи мрежа от държавни архиви в нашата страна» и «научна организация на данните от документите». При това тя подчерта, че данните от документите «образуват еднородни по много признаци класове, раздели, рубрики в класификационната схема, и могат да бъдат намерени по каталог, независимо от това в кой фонд или архив се съхраняват документите»(10). Още през 70–те години К. И. Руделсон прокара идеята за използване на класификационните схеми в съчетание с описателните системи(11).

Теоретичните постижения в областта на класификацията през 70–те–80–те години бяха осъществени в руското архивно дело чрез разработката на СЕК и на каталога АСНТИ по документите на ДАФ на СССР.

Анализът на методиката по въпросите на класификацията на документната информация през 70–те–90–те години на XX век свидетелства за съществуването на два типа универсални класификационни схеми, построени на различен принцип: йерархически (УДК, ББК, СЕК и др.) и фасетни. СЕК в най-голяма степен се доближава до потребностите от класификация в държавните архиви и учреждения. Построена е въз основа на класификация на събития, явления и факти от държавния и обществения живот, а не според научните области (както при други действащи класификационни схеми с ограничена приложимост в различните области на знанието и практиката поради тяхната недостатъчна гъвкавост, остаряването на заложената в тях информация и непълното отразяване на връзките между съвременните познания и в сферите на обществената практика).

Резултатите от анализа доказват, че при разработването на съвременните класификационни схеми е необходимо да бъдат приложени както множеството методически средства, използвани от руските и съветски архивисти при съставянето на СЕК и информационно-търсещ език от класификационен и описателен тип за каталога АСНТИ по документите на ДАФ на СССР, каталога АИПС, така също и опитът при изграждането на класификационните системи в органите за научно-техническа информация и библиотеките — институции, напреднали в прилагането на съвременна техника и информационни технологии както при решаването на проблеми в областта на класификацията, така и при използването на «световната паяжина»(12).

ЕКДИ трябва да бъде основно звено в съвременните информационно-търсещи системи, системообразуваща компонента в архивното информационно пространство, универсална подсистема от най-високо ниво с широк тематичен обхват и проста структура, отчитаща многообразието от явления и обекти в природата и обществото, достоверни факти и събития. Неговата функция е да осигури всестранно изследване на информацията в различни аспекти, анализ на изучаваните процеси в тяхното историческо развитие, класификация на информацията въз основа на определени вътрешни признаци.

Класификаторът трябва да бъде създаван като универсален информационно-търсещ език от йерархически тип и да включва три степени. Той ще представлява сам по себе си система с широк тематичен обхват, специално разработена за класификационен анализ на информацията от документите на АФ РФ, независимо от информационния носител, времето на създаване на документите и мястото на постоянното им съхранение. Единният систематичен списък на наименованията и кодовете на обектите на класификация и класификационните групи трябва да се прилага задължително в архивните учреждения на Руската федерация.

Основното предназначение на единния класификатор се състои в структурирането на архивното информационно пространство, в създаването на общ разпределителен блок на информация по видовете човешка дейност, във формирането на условия за цивилизовано и организирано влизане в световната информационна мрежа, в ускоряването на информационното търсене.

ЕКДИ трябва да се изгражда на принципа на историческия подход към класифицирания обект, на неговия логически всестранен и комплексен анализ за обосновано деление на понятията на всички йерархически нива и конструиране на класификационна система, адекватно отразяваща предметната част на ДАФ. Основните принципи при разработването на класификатора се основават на изискванията за деление на понятията, отдавна формулирани от логиката: делението трябва да бъде обосновано (въз основа на един най-съществен признак), съразмерно по обем (общият обем на частите — видовете понятия — трябва да е равен на обема на родовото понятие), непрекъснато (делението на понятията трябва да се осъществява последователно от общото към частното, от висшето към низшето, от родовото понятие да се преминава само към онези видове, с които то е най-близко).

Принципите на изграждане на класификатора определят и основните изисквания към него. ЕКДИ трябва да служи като средство за формално описание на информацията чрез придаването на компактна форма, удобна за запис и обработка при използването на електронно-изчислителна техника; да служи за подсигуряване на архивите с пълна, достоверна и съвременна информация, необходима на потребителите; да осигурява деление в областите на човешката дейност по отрасли, научна класификация на събитията, явленията и фактите от държавния и обществения живот; при формулирането на наименованията на подразделенията на класификатора да използва лексика, определяща принадлежността на архивната документна информация към различни исторически епохи; да съхранява традициите на родното архивно дело.

Очевидно, чрез основните си функции ЕКДИ в епохата на Интернет ще обедини архивните източници на АФ РФ в единно информационно пространство, а предметната идентификация на националните архивни източници — в световни информационни мрежи; унифициране на описанието и кодирането на тематичната структура на ДАФ; организация, структуриране и регулиране на постоянно нарастващия обем архивна информация; осигуряване на съвместимост, тясно взаимодействие и взаимносвързано функциониране на всички елементи от архивната информационна среда; повишаване ефективността на търсенето и използването на архивната документна информация.

Най-предпочитаният метод при създаването на класификатор се оказва йерархическият. Предимствата на йерархическата класификация се състоят в нейния голям информационен обхват, пригодността й както за автоматизирана, така и за ръчна обработка на информацията. Това не изключва, разбира се, прилагането на фасетния метод, който също при необходимост би могъл да бъде използван при разработването на отраслов класификатор на съответните нива на деление.

Структурата на ЕКДИ трябва адекватно да отразява многоаспектния характер и съдържанието на архивната документна информация, съблюдавайки принципа на историзма; да се основава на класификацията на събития, явления и факти от държавния и обществения живот, на делението по отрасли в областта на знанието и практическата дейност на обществото, с оглед динамиката в развитието им. Освен това тя осигурява в целесъобразна степен сигурността на пътя към установяване максимум стабилност на най-високото стъпало на класификационната система в съчетание с адаптивните й възможности на най-ниските нива. Едновременно с това структурата на класификатора трябва да отчита установените в родното архивно дело традиции и да съхрани приемствеността в използваните в държавните архиви справочници, осигурявайки като краен резултат разумно съчетание между стабилност и променливост. В случая е важно да се разбере, че стабилността на структурата се повишава от ниските към високите нива и достига своя максимум в първото ниво, поради което рубриките от първата степен трябва да бъдат максимално устойчиви и да съответстват на най-значимите области от човешката дейност, на групи отрасли, на комплексни проблеми. В същото време структурата трябва да притежава висока адаптивност, т. е. да се приспособява постоянно към потока от постъпваща информация, да бъде достатъчно гъвкава и динамична, с изменяща се в дълбочина класификация в зависимост от степента на запълване на действащите подразделения, да има възможност за преобразуване на информационните блокове и за въвеждане на нови класификационни деления.

И така, класификаторът може да включва три степени на деление на информацията — отдел, подотдел, раздел. По-нататък раздробяването се осъществява от конкретния държавен архив в подраздели, рубрики, подрубрики в посока от общото към частното, по пътя на конкретизиране на понятията, отчитайки спецификата на състава и съдържанието на съхраняваните архивни документи. Такъв подход ще осигури за всяко архивно учреждение възможност за представяне на информацията в желаната от него степен на подробност и в същото време в рамките на общата класификационна схема.

Практическата работа по създаването на ЕКДИ, т. е. понятийното попълване на информационните блокове на класификатора предполага използване в различна степен на известни в архивната област схеми(13), на действащите днес класификационни схеми и каталози в държавните архиви, а също и на части от каталога ГАСНТИ, УДК (в частност по естествени науки, помощни дисциплини), на Класификатора по отрасли от народното стопанство (ОКОНХ), Общорусийския класификатор на видовете икономическа дейност (ОКВЕД), (в частност по народното стопанство).

Лексикалните единици на информационно-търсещия език (ИТЕ), като семантична основа на класификатора, които се предават с думи и словосъчетания от естествения език, включват понятия, обозначаващи обекти, процеси, явления и т. н. За използването на ИТЕ в автоматизиран режим на търсене с помощта на кодове-индекси е необходимо да бъдат формулирани неговите лексикални единици, съответстващи на отделни подраздели на класификационната схема, както и на отношенията между тях. За тази цел се разработва система за кодиране, която трябва преди всичко да бъде удобна и лесна за използване, да гарантира бързина при класификацията и кодирането на документната информация.

Днес в ЕКДИ е възможно да се приложи само цифровата система на кодиране. Целесъобразно е на всички нива да се съблюдава принципът на стотните, който осигурява простота на кодирането, достатъчен обем (всяка рубрика може да бъде разделена на 99 подрубрики на следващото ниво), гъвкавост, възможност за допълване на класификатора, а всичко това ще позволи нагледно да се отрази последователността и йерархическата подчиненост на рубриките.

Особеност на класификатора се оказва разделянето на тясно свързаните понятия, затова задължителен негов елемент трябва да бъде справочно-препращащият апарат, който изпълнява функцията на връзка между отделните понятия. Определена система от връзки се залага в самата структура на информационните блокове чрез установяване на конкретна подчиненост на отделите, подотделите и разделите на класификатора. Освен това се съставя азбучно-предметен указател (АПУ) в който намират отражение конкретните връзки между понятията, разделени в информационни блокове. При това АПУ се разглежда като азбучен списък на понятията, поместени в информационните блокове, с техните кодове. Той улеснява използването на класификатора и разкриването на предметната връзка между понятията, които са разпределени в различните части на класификатора, както и осигуряването на тяхното взаимно допълване. Заедно с информационните блокове на класификатора АПУ образува едно цяло, с помощта на което не само се отразява съдържанието на информационните блокове в предметен аспект, но се проявяват и предметните връзки между различните подразделения.

ЕКДИ може да изпълни своята роля в информационното осигуряване на архивите единствено в условията на постоянно поддържане на класификатора във вид, който отразява съвременното ниво на развитие на отрасъла. За това в класификатора, в централизиран порядък, трябва своевременно да се внасят съответните изменения и допълнения, обусловени от протичащите в страната социално-икономически промени. Всички предложения за изменение и допълнение се систематизират от отдела за водене на класификатора, разглеждат се от комисията по научно-изследователска и методическа работа на Росархива и по установен ред се привеждат в действие.

Днес проблемът за създаването на ЕКДИ АФ РФ преминава от областта на теорията в плоскостта на практическата работа. Значимостта на тази работа проличава и от включването й в подпрограмата «Архивите на Русия» на федералната целева програма «Културата на Русия (2001–2005)». Разработването на класификатора е продължителен и сложен процес. Положителен резултат би могъл да бъде постигнат само чрез общите усилия на Росархива, ВНИИДАД и архивните институции на страната.

Бележки

1. В. Г. Ларина, Единый классификатор документной информации — важнейший элемент информатизации архивной отрасли. Отечественные архивы, № 1, 2002, с. 8–14.

2. Вж.: Материалы 5–й международной конференции «Информационное общество. Информационные ресурсы и технологии. Телекоммуникации». Москва, 22–24 ноември 2000 г. М.: ВИНИТИ, 2000. с. 151, 181.

3. Арский Ю. М., Гиляревский Р. С, Клещев Н. Т., Лаверов А. Н., Родиодов И. И., Цветаева В. А. Информационное пространство новых независимых государств. М., 2000. с. 14.

4. СЕК — схема за единна класификация

5. Схема единной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). М., 1978.

6. АСНТИ — архивен справочник за научно-техническа информация.

7. Тематический рубрикатор АСНТИ по документам ГАФ СССР. М, 1980.

8. Схема единной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов (XVIII–нач. XX в.). М, 1983.

9. ЕКДИ — единен класификатор на документна информация.

10. Рудельсон К. И. Советская историография по вопросам классификации архивных документов. Советские архивы. 1972. № 1. с. 62.

11. Същата. Современные документные классификации. М. 1973. с. 249.

12. Подробно по този въпрос вж.: Исследование проблемы создания отраслевого классификатора архивной документной информации. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2000.

13. Схема едиинной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период); Схема едиинной классификации документальных материалов партийных архивов филиалов ИМЛ, крайкомов и обкомов партии. М., 1979; Схема классификации информации в каталогах научно-технических документов государственных архивов СССР. М., 1987.; Тематический рубрикатор АСНТИ по документам ГАФ СССР; Информационно-поисковые тезаурусы АСНТИ. М, 1986.